Automatiser Kleos avec la compétence navigateur de Microsoft Copilot Cowork

Dans un cabinet d’avocats, le problème n’est pas toujours le manque d’outils. Il vient souvent du temps perdu à naviguer entre Kleos, Outlook, Word, les documents du cabinet et les différentes échéances.

Rechercher un dossier, contrôler les tâches ouvertes, retrouver un contact, vérifier un rendez-vous, préparer une synthèse puis rédiger un e-mail sont des opérations simples. Leur répétition finit pourtant par occuper une partie importante de la journée.

Avec Microsoft Copilot Cowork et sa compétence navigateur, une nouvelle approche devient envisageable : demander à l’intelligence artificielle d’utiliser Kleos Web comme le ferait un collaborateur, puis de poursuivre le travail dans Microsoft 365.

Cowork ne se contente plus de répondre

Microsoft Copilot Chat aide principalement l’utilisateur à rechercher une information, réfléchir, résumer ou produire un contenu. Cowork est conçu pour prendre en charge des travaux plus longs, impliquant plusieurs étapes, applications et sources d’information.

L’utilisateur décrit le résultat attendu. Cowork organise alors les différentes étapes, mobilise les compétences nécessaires et fournit un résultat exploitable.

Il peut, par exemple :

• rechercher des informations ;
• créer des documents Word, Excel, PowerPoint ou PDF ;
• préparer et envoyer des e-mails ;
• organiser des réunions ;
• manipuler des fichiers ;
• exécuter des tâches planifiées ;
• coordonner un travail entre plusieurs applications.

Cette logique prend une dimension supplémentaire avec l’utilisation du navigateur.

La compétence navigateur change l’approche de l’intégration

Microsoft documente désormais la possibilité pour Cowork d’effectuer des automatisations dans Microsoft Edge, directement sur l’appareil de l’utilisateur.

Lorsque Cowork doit intervenir sur un site web, il ouvre un onglet Edge masqué et y effectue les opérations nécessaires. La progression reste visible dans la conversation Cowork et dans son panneau latéral. Le navigateur utilise les sessions, les cookies et l’authentification déjà présents sur l’appareil. Les identifiants et jetons de session restent sur celui-ci.

Cette compétence ouvre deux chemins possibles pour connecter Cowork à Kleos :

1. L’intégration structurée par l’API Kleos, adaptée aux échanges de données durables et aux automatisations fortement industrialisées.
2. L’utilisation de Kleos Web par la compétence navigateur, qui permettrait à Cowork d’agir dans l’interface existante, comme le ferait un utilisateur autorisé.

La seconde approche peut permettre de tester rapidement des cas d’usage métier, sans devoir commencer immédiatement par le développement complet d’un connecteur.

Comment Cowork pourrait travailler dans Kleos Web

Le fonctionnement envisagé serait le suivant :

1. l’utilisateur confie une mission à Cowork ;
2. Cowork ouvre Kleos Web dans une session Edge autorisée ;
3. il recherche les informations nécessaires dans l’interface ;
4. il effectue les opérations prévues par le scénario ;
5. il poursuit le travail dans Microsoft 365 ;
6. il présente les résultats ou demande une validation avant une action sensible.

Cowork dispose exactement du même accès au site que l’utilisateur connecté, ni plus ni moins. Lorsqu’une information sensible doit être saisie, par exemple une nouvelle authentification, Cowork rend la main à l’utilisateur dans le navigateur.

Cette approche ne constitue pas une compatibilité officiellement annoncée entre Cowork et Kleos. Elle représente un scénario d’automatisation à qualifier dans Kleos Web, sur un environnement de test et avec des opérations limitées.

Cas d’usage n°1 : préparer automatiquement un dossier avant un rendez-vous

Imaginons la demande suivante :

« Ouvre Kleos, recherche le dossier Durand, relève les prochaines échéances et les tâches en cours, puis prépare une note de synthèse Word et un briefing pour mon rendez-vous de demain. Ne modifie aucune donnée dans Kleos. »

Cowork pourrait utiliser la navigation pour rechercher le dossier et consulter les écrans nécessaires. Il pourrait ensuite exploiter ses compétences Microsoft 365 pour produire la note de synthèse.

Le premier niveau d’automatisation doit idéalement rester en lecture seule :

• ouvrir le dossier ;
• consulter ses informations principales ;
• recenser les tâches visibles ;
• relever les prochaines échéances ;
• identifier les documents récents ;
• produire une synthèse dans Microsoft 365.

Ce scénario réduit les risques tout en permettant de vérifier la fiabilité de la navigation.

Cas d’usage n°2 : contrôler les tâches et produire un tableau de suivi

Une autre demande pourrait être :

« Dans Kleos, consulte les tâches ouvertes qui me sont attribuées. Prépare un tableau Excel indiquant le dossier, la tâche, l’échéance et le statut. Signale séparément les éléments nécessitant une vérification humaine. »

Cowork parcourrait alors l’interface, relèverait les informations visibles et créerait un tableau dans Excel.

Le bénéfice ne vient pas uniquement de la collecte. Cowork peut poursuivre le travail en préparant un document, une communication ou une synthèse directement exploitable.

L’API Kleos documente par ailleurs des opérations relatives aux dossiers, aux contacts, à l’agenda, aux tâches, aux documents et à la facturation. Ces possibilités pourront compléter ultérieurement les scénarios effectués initialement dans le navigateur.

Cas d’usage n°3 : préparer une communication client

Un collaborateur pourrait demander :

« Consulte le dossier Kleos concerné, relève uniquement les dernières informations utiles, puis prépare un projet d’e-mail au client. N’envoie rien sans ma validation. »

Cowork pourrait réunir les éléments nécessaires dans Kleos Web, rédiger le message dans Outlook et présenter le brouillon à l’utilisateur.

Le complément Kleos pour Outlook permet déjà, selon les informations échangées avec le support, d’archiver un e-mail et ses pièces jointes dans un dossier Kleos, d’envoyer et d’archiver en une étape, ou d’enregistrer certains brouillons dans le dossier sélectionné.

La compétence navigateur de Cowork ne remplacerait donc pas nécessairement le complément Outlook. Elle pourrait intervenir en amont pour rechercher le contexte, préparer le brouillon et organiser le travail.

Cas d’usage n°4 : préparer une revue quotidienne des dossiers

Une demande récurrente pourrait porter sur une revue quotidienne :

« Parcours les dossiers définis dans ma liste de suivi, relève les nouvelles tâches et les prochaines échéances, puis prépare mon briefing quotidien. Ne modifie aucun élément dans Kleos. »

Ce type de scénario illustre la différence entre un assistant conversationnel et un outil agentique :

• l’assistant explique comment faire ;
• Cowork effectue plusieurs étapes pour produire le résultat ;
• l’utilisateur reste responsable de la vérification et de la décision finale.

Cowork sait également gérer des requêtes planifiées. Cependant, la possibilité d’exécuter de manière fiable un scénario planifié dans Kleos Web devra être validée par des essais spécifiques, notamment en fonction de la durée des sessions de connexion et des éventuelles demandes de réauthentification.

Cas d’usage n°5 : vérifier la complétude d’un dossier

Cowork pourrait également être chargé de contrôler la présence d’informations déterminées :

« Ouvre ce dossier Kleos et vérifie si les coordonnées du client, la prochaine échéance et les documents demandés sont présents. Prépare une liste des éléments manquants. Ne complète rien automatiquement. »

Dans une première phase, Cowork se limiterait à constater et à produire une liste de contrôle. Une seconde phase pourrait permettre de préparer les mises à jour, mais toute écriture dans Kleos devrait faire l’objet d’une validation explicite et de tests renforcés.

Navigateur ou API : faut-il vraiment choisir ?

La compétence navigateur pour expérimenter

La compétence navigateur et l’API Kleos ne répondent pas exactement au même besoin.

Elle peut être intéressante lorsque :

• l’opération existe déjà dans Kleos Web ;
• l’utilisateur sait réaliser la tâche manuellement ;
• le processus implique plusieurs écrans ;
• le volume reste raisonnable ;
• l’objectif est de qualifier rapidement un cas d’usage ;
• une validation humaine est maintenue.

L’API pour industrialiser

L’API devient plus adaptée lorsque :

• le processus traite un grand volume de données ;
• la structure des informations doit être garantie ;
• l’automatisation doit fonctionner indépendamment de l’affichage ;
• plusieurs systèmes doivent échanger régulièrement ;
• une application métier dédiée doit être développée ;
• l’opération ne doit pas dépendre de l’évolution de l’interface web.

La plateforme API Kleos est basée sur le standard OpenAPI et prévoit des échanges avec des applications tierces. Son utilisation nécessite un module additionnel et des identifiants spécifiques.

L’approche pragmatique peut donc être :

tester par le navigateur, mesurer la valeur, puis industrialiser par l’API lorsque le scénario le justifie.

La validation humaine reste indispensable

Dans un cabinet d’avocats, Cowork ne doit pas décider seul du contenu juridique d’un dossier, de la stratégie à adopter ou du message définitif à transmettre au client.

La bonne répartition des rôles serait la suivante :

Cowork peut :

• rechercher ;
• collecter ;
• rapprocher ;
• organiser ;
• préparer ;
• signaler ;
• rédiger un premier projet.

Le professionnel doit :

• contrôler les informations ;
• interpréter le dossier ;
• valider les échéances ;
• vérifier le raisonnement juridique ;
• approuver les modifications ;
• décider de l’envoi ou de la diffusion.

Microsoft indique que Cowork prévoit des points de validation, notamment avant l’envoi d’un e-mail ou une mise à jour importante.

La méthode Wefine pour automatiser Kleos avec Cowork

Wefine accompagne des PME de services et des professions réglementées qui utilisent Microsoft 365, dépendent fortement de leur système d’information et ne disposent pas toujours d’une équipe informatique interne. Les cabinets d’avocats font partie des secteurs identifiés comme prioritaires.

L’objectif n’est pas de lancer une automatisation générale dès le premier jour. Il est de choisir une tâche concrète et de la sécuriser.

1. Observer le processus réel

Wefine analyse la manière dont la tâche est actuellement réalisée dans Kleos :

• quelles pages sont consultées ;
• quelles informations sont recherchées ;
• quelles décisions nécessitent une expertise humaine ;
• quelles opérations sont répétitives ;
• quelles erreurs doivent absolument être évitées.

2. Commencer en lecture seule

Le premier scénario doit idéalement consulter Kleos sans modifier les données.

Exemples :

• préparer une synthèse ;
• contrôler des tâches ;
• relever des échéances ;
• produire un briefing ;
• vérifier la présence de documents.

3. Définir les points de validation

Avant toute action sensible, Cowork doit demander l’intervention de l’utilisateur.

Cela concerne notamment :

• la modification d’un dossier ;
• la création ou la clôture d’une tâche ;
• le téléchargement de données sensibles ;
• l’ajout d’un document ;
• l’envoi d’une communication ;
• la suppression d’un élément.

4. Tester la résistance du scénario

Le pilote doit être évalué face à plusieurs situations :

• dossier absent ;
• homonymes ;
• session expirée ;
• page différente ;
• donnée incomplète ;
• erreur de navigation ;
• demande d’authentification ;
• action impossible à annuler.

5. Choisir la bonne cible technique

Après expérimentation, trois décisions sont possibles :

• conserver le scénario dans le navigateur ;
• combiner navigation, Outlook et Microsoft 365 ;
• développer une intégration plus structurée avec l’API Kleos.

Wefine se positionne précisément sur cette articulation entre expertise Microsoft, accompagnement des utilisateurs, conseil et modernisation des processus.

Un exemple de mission donnée à Cowork

Voici un exemple d’instruction qui illustre le positionnement, sans constituer une procédure technique garantie :

« Utilise le navigateur pour ouvrir Kleos Web avec ma session existante. Recherche le dossier portant la référence indiquée. Consulte uniquement les informations générales, les tâches ouvertes, les rendez-vous à venir et les documents récents. Ne modifie aucune donnée. Prépare ensuite une synthèse Word structurée avec les faits observés, les échéances visibles, les points à vérifier et les informations manquantes. Si plusieurs dossiers correspondent ou si une information est ambiguë, arrête-toi et demande-moi de choisir. »

L’intérêt d’une telle consigne réside autant dans ce qu’elle autorise que dans ce qu’elle interdit.

Kleos reste le logiciel métier, Cowork devient l’orchestrateur

L’objectif n’est pas de remplacer Kleos.

Kleos reste l’environnement métier dans lequel sont gérés les dossiers, les contacts, les tâches, les rendez-vous et les documents. Microsoft 365 reste l’espace de communication, de collaboration et de production.

Cowork peut devenir la couche d’orchestration entre ces environnements :

• il reçoit une mission formulée en langage naturel ;
• il consulte Kleos Web avec les droits de l’utilisateur ;
• il réalise les étapes autorisées ;
• il produit le document ou le message attendu ;
• il demande une validation lorsque la situation l’exige.

Cette approche peut permettre aux cabinets de tester l’automatisation sur des processus très concrets, avant d’investir dans une intégration plus profonde.

Conclusion

La compétence navigateur de Microsoft Copilot Cowork ouvre une voie pragmatique pour rapprocher Kleos et Microsoft 365.

Au lieu de commencer obligatoirement par un projet de développement complet, le cabinet peut sélectionner une tâche répétitive, autoriser Cowork à travailler dans Kleos Web sous contrôle, puis mesurer le résultat obtenu.

La promesse n’est pas de laisser une intelligence artificielle administrer seule les dossiers du cabinet. Elle est plus réaliste et plus utile : confier à Cowork la navigation et la préparation, tout en laissant au professionnel la vérification, l’interprétation et la décision.

Vous utilisez Kleos Web et Microsoft 365 ? Wefine peut vous aider à identifier un premier scénario en lecture seule, tester la compétence navigateur de Cowork et déterminer si une intégration par API est ensuite pertinente.